Phải làm gì để giám sát được đơn vị quản lý vận hành tòa nhà luôn là bài toán khó khiến nhiều ban quản trị đau đầu, đặc biệt là khi ban quản trị vừa phải đảm bảo được quyền lợi của cư dân, vừa đảm bảo tòa nhà vận hành ổn định và có lợi ích.
Đọc thêm:
Giải pháp nào giúp ban quản trị có thể minh bạch hoạt động quản trị tòa nhà với cư dân ?
Giải pháp nào cho ban quản trị tối ưu quản lý tòa nhà khi thay đơn vị quản lý vận hành ?
Cơ hội nhìn nhận lại vấn đề quản lý vận hành chung cư sau đại dịch Covid-19
Dưới đây là 4 tiêu chí quan trọng mà ban quản trị cần nắm rõ khi giám sát đơn vị quản lý vận hành tòa nhà.
Nội dung bài viết
Cần giám sát thu chi – Tài chính trong tòa nhà
Khi thuê đơn vị quản ý vận hành tòa nhà, ban quản trị cần phải có giải pháp giám sát thu chi tài chính trong tòa nhà nhằm nắm bắt được tình hình tài chính, dịch vụ trong tòa nhà hiệu quả nhất. Đây cũng là một trong những nhiệm vụ cực quan trọng mà ban quản trị phải chú ý khi thuê đơn vị quản lý vận hành.
Việc giám sát thu chi trong tòa nhà bao gồm thu chi dịch vụ quản lý vận hành, các thu chi về dịch vụ vệ sinh, an ninh, lương thưởng nhân sự… đều cần phải được kiểm soát khoa học hơn.
Đặc biệt là những khoản phí quản lý định kì trong tòa nhà khi gộp lại là số tiền vô cùng lớn và được ban quản lý tòa nhà bảo quản và sử dụng, việc giám sát thu chi khoản tiền này sẽ đảm bảo ban quản lý sử dụng tài chính một cách hợp lý, minh bạch mà vẫn đáp ứng đầy đủ được nhu cầu của cư dân cùng khách hàng trong tòa nhà.
Thường những khoản phí dịch vụ như điện, nước, vệ sinh, lương nhân sự, bảo vệ, sửa chữa… đều cần được giám sát chặt chẽ. Nhưng đa phần ban quản trị tại các tòa nhà lại chưa có kinh nghiệm chuyên môn cao, việc giám sát gặp không ít khó khăn.
Chính vì vậy ban quản trị cần ứng dụng công nghệ vào quản lý tòa nhà, các nền tảng phần mềm như Landsoft Control sẽ giúp ban quản trị theo dõi được tình hình thu chi, tài chính và các khoản chi phí dịch vụ cùng các chi phí quản lý trong tòa nhà chi tiết, chặt chẽ nhất mà không cần thông qua báo cáo của đơn vị quản lý vận hành.
Quản lý đội ngũ nhân sự chặt chẽ bằng công nghệ
Ban quản trị khi tìm thuê đơn vị quản lý vận hành đều cần phải có phương án quản lý đội ngũ nhân sự trong ban quản lý chặt chẽ, nắm bắt được tình hình bố trí nhân sự của ban quản lý.
Với sự trợ giúp của phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control, ban quản trị có thể quản lý được đội ngũ nhân sự trong tòa nhà chi tiết hơn. Hệ thống phần mềm không chỉ bám sát quy trình quản lý vận hành trong tòa nhà, giúp ban quản trị chủ động trong công nghệ mà còn kiểm tra và đánh giá được đội ngũ nhân sự tại từng vị trí, phòng ban trong tòa nhà, đánh giá chính xác hiệu suất công việc của từng nhân viên, thông qua đó kiểm soát được chất lượng dịch vụ tốt nhất.
Phần mềm cũng giúp ban quản trị có thể quản lý đội ngũ nhân viên tại từng vị trí một cách khoa học, hỗ trợ đội ngũ nhân sự có kế hoạch làm việc theo quy trình rõ ràng, đảm bảo các thành viên trong ban quản lý cũng như nhân viên trong tòa nhà có thể thực hiện được đúng yêu cầu công việc.
Nắm bắt được tình hình cư dân và khách hàng trong tòa nhà chi tiết
Khi thuê đơn vị quản lý vận hành, ban quản trị không nên quá phụ thuộc mọi công việc vào đơn vị quản lý, thay vào đó các thành viên trong ban quản trị đều cần phải theo dõi hoạt động tòa nhà tổng thể, nắm bắt được tình hình cư dân và khách hàng trong tòa nhà chi tiết hơn.
Việc quản lý rõ ràng được tình hình cư dân và khách hàng trong tòa nhà sẽ giúp ban quản trị tương tác với cư dân dễ dàng hơn, theo dõi được đánh giá dịch vụ của cư dân cũng như các yêu cầu của cư dân, từ đó đưa ra phương án quản lý phù hợp với đơn vị quản lý vận hành.
Phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control tích hợp với App Vime chính là phương án ưu việt giúp ban quản trị tăng cường khả năng tương tác với cư dân, nâng cao hiệu quả quản lý vận hành tòa nhà tốt nhất.
Giám sát công tác bảo trì kỹ thuật trong tòa nhà
Khi thuê đơn vị quản lý vận hành, ban quản trị cũng cần theo dõi chặt chẽ kế hoạch bảo trì hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà, nhất là các hệ thống vận hành điện, nước, thông gió, điều hòa hay phòng cháy chữa cháy.
Vì vậy việc ứng dụng phần mềm Landsoft Control giúp ban quản trị khi theo dõi chặt chẽ hệ thống bảo trì kỹ thuật tòa nhà cũng tăng cường tính chủ động trong công tác quản lý vận hành tốt hơn, không phụ thuộc quá nhiều vào đơn vị quản lý vận hành, kiểm soát được kế hoạch bảo trì, sửa chữa hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà hiệu quả hơn.
Đây cũng là lý do ban quản trị cần ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control để tối ưu quản lý vận hành, tự chủ động trong công tác quản lý và không phụ thuộc vào đơn vị quản lý.
Phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control được đánh giá là phần mềm quản lý tòa nhà chặt chẽ, giúp ban trị tòa nhà có thể minh bạch tài chính rõ ràng, tối ưu quản lý nhân sự cũng như quản lý dịch vụ, trang thiết bị cùng tài sản trong tòa nhà chi tiết và chặt chẽ nhất.
