Muốn kiểm soát phí quản lý toà nhà văn phòng minh bạc và an toàn đòi hỏi ban quản lý cần xây dựng phương án quản lý tài chính, thu chi trong toà nhà chặt chẽ. Trong đó ứng dụng phần mềm quản lý toà nhà văn phòng để quản lý tài chính được xem là một trong những giải pháp hàng đầu mà hầu hết các dự án toà nhà hiện nay ứng dụng.
Có thể bạn muốn biết:
Phương án quản lý vận hành Co-working hiệu quả và ổn định
Những lưu ý cần nhớ khi quản lý vận hành khu phức hợp là gì?
Phí dịch vụ quản lý tòa nhà là gì? Cách quản lý phí dịch vụ tòa nhà hiệu quả?
Có thể nói, việc dùng đến những nền tảng công nghệ như phần mềm để quản lý tài chính trong toà nhà là phương án tốt mang lại nhiều lợi ích cho ban quản lý, đồng thời cũng mang lại ưu thế khá lớn cho đơn vị quản lý vận hành trong vấn đề quản lý cũng như điều hành dự án toà nhà văn phòng. Ngoài ra, còn có một số phương án kiểm soát phí quản lý toà nhà văn phòng mà ban quản lý có thể tham khảo dưới đây:
Nội dung bài viết
Thiết lập ngân sách chi tiết để kiểm soát phí quản lý toà nhà văn phòng
Để kiểm soát phí quản lý toà nhà văn phòng hiệu quả, trước hết ban quản lý cần có phương án thiết lập ngân sách vận hành toà nhà văn phòng chi tiết và rõ ràng. Theo đó, khi phân bổ chi phí để vận hành toà nhà văn phòng, ban quản lý nên đánh giá những chi phí cố định dùng trong toà nhà, bao gồm tiền phí dịch vụ trong từng mặt bằng, lương thưởng cho đội ngũ nhân sự, chi phí bảo trì hệ thống cơ sở hạ tầng trong toà nhà, chi phí sửa chữa bảo dưỡng định kỳ, chi phí khẩn cấp,… tất cả những khoản phí này đều cần phải xác định rõ ràng và có kế hoạch chi tiết nhằm đảm bảo ngân sách được thiết lập chặt chẽ nhất.
Bên cạnh đó, ban quản lý cũng cần theo dõi thêm những ngân sách khác như chi phí cho các dịch vụ vệ sinh, an ninh, bảo trì tính theo diện tích sử dụng của từng đơn vị thuê mặt bằng, xác định rõ rác khoản phí cơ bản và phụ thu bên trong toà nhà. Những khoản chi phí như vệ sinh, điện, nước, an ninh,… cũng đều phải được thiết lập và quản lý minh bạch, rõ ràng trong từng hợp đồng.
Cần tối ưu hoá quản lý cũng như sử dụng tài nguyên bên trong toà nhà văn phòng
Tối ưu quản lý cũng như sử dụng tài nguyên bên trong toà nhà cũng là một trong những cách kiểm soát phí quản lý toà nhà văn phòng hiệu quả. Những dịch vụ quản lý cần dùng như dịch vụ vệ sinh, an ninh, dịch vụ tiện ích công cộng,… cần thuê ngoài cho tới những tài nguyên nhân lực bên trong toà nhà đều cần ban quản lý tối ưu hoá sử dụng. Theo đó, với những dịch vụ thuê ngoài thì ban quản lý cần lựa chọn những nhà thầu cung cấp chất lượng dịch vụ tốt, giá cả cạnh tranh để cắt giảm bớt chi phí bảo trì cũng như sửa chữa trong toà nhà.
Chú trọng đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự
Muốn tiết kiệm chi phí quản lý toà nhà văn phòng hiệu quả, ban quản lý cũng cần chú trọng đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên quản lý. Nhất là với đội ngũ nhân sự hành chính, kế toán càng cần chú trọng nâng cao năng lực để có thể áp dụng các chiến lược quản lý chi phí chặt chẽ và hiệu quả, đồng thời kiểm soát ngân sách tốt nhất cho toà nhà văn phòng.
Thường xuyên đối chiếu và đánh giá định kỳ các khoản phí quản lý toà nhà văn phòng
Để theo dõi cũng như kiểm soát phí quản lý toà nhà tốt nhất, ban quản lý cũng cần chú ý thường xuyên đối chiếu và đánh giá định kỳ các khoản phí sử dụng trong toà nhà văn phòng. Việc theo dõi các khoản phí thu chi trong toà nhà liên tục cũng sẽ giúp ban quản lý đánh giá chính xác những khoản phí cần dùng hoặc chưa cần thiết, từ đó có phương án điều chỉnh hợp lý, đảm bảo các khoản phí quản lý có thể tận dụng tối ưu mà không tạo thành bất tiện cho khách hàng.
Đồng thời, thường xuyên đối chiếu và theo dõi, thông báo rõ ràng các khoản phí cũng phần nào tạo được sự minh bạch với khách hàng thuê văn phòng, từ đó kiểm soát chi phí vận hành toà nhà văn phòng hiệu quả, tăng cường sự hài lòng cho khách hàng.
Ứng dụng các giải pháp phần mềm để kiểm soát phí quản lý toà nhà văn phòng hiệu quả hơn
Sử dụng những giải pháp phần mềm quản lý toà nhà văn phòng như Landsoft Building được đánh giá là phương án kiểm soát phí quản lý toà nhà văn phòng tối ưu, hiệu quả được hầu hết các chủ đầu tư lớn cùng doanh nghiệp quản lý vận hành hiện nay ứng dụng. Áp dụng phần mềm vào quản lý tài chính sẽ giúp ban quản lý dễ dàng theo dõi cũng như phân tích được các khoản chi phí sử dụng cho toà nhà, xây dụng hệ thống báo cáo chi tiết và rõ ràng về tình hình tài chính bên trong toà nhà.
Quan trọng là khi sử dụng phần mềm để quản lý tài chính cho toà nhà văn phòng cũng hỗ trợ rất lớn cho ban quản lý trong việc tính toán và tối ưu chi phí hiệu quả, giúp người dùng theo dõi và phân tích chi tiết từng hạng mục chi phí, báo cáo thống kê mỗi khoản phí rõ ràng và chi tiết nhất. Đồng thời, phần mềm cũng cung cấp các báo cáo chi tiết về tình trạng tài chính, chi phí quản lý, hiệu suất sử dụng các dịch vụ, giúp quản lý đưa ra các quyết định vận hành hiệu quả.
