Tình hình đô thị hóa ngày càng mạnh hiện nay khiến hàng loạt các tòa nhà chung cư cũng mọc lên càng nhiều, kéo theo đó là sự ra đời của nhiều công ty quản lý tòa nhà nhằm đảm bảo quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả hơn.
Đọc thêm:
Tìm hiểu thêm về quy chế quản lý vận hành nhà chung cư mới nhất hiện nay
Làm thế nào để xây dựng nội quy quản lý nhà chung cư tốt nhất?
Hỏi đáp về dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư và lời giải đáp
Tuy nhiên để quản lý tòa nhà cũng không đơn giản, đặc biệt ban quản lý tòa nhà lại là đơn vị thường xuyên hứng chịu những ý kiến từ phía cả cư dân lẫn chủ đầu tư và ban quản trị. Lúc này các công ty quản lý vận hành phải làm gì để đảm bảo hiệu quả quản lý tòa nhà tốt nhất?
Nội dung bài viết
Doanh nghiệp quản lý tòa nhà là gì?
Doanh nghiệp quản lý vận hành tòa nhà là đơn vị chuyên quản lý tòa nhà, đảm bảo mọi hoạt động trong tòa nhà đều được diễn ra suôn sẻ và an toàn nhất. Trong đó các hoạt động quản lý tòa nhà sẽ bao gồm:
+ Quản lý và chăm sóc cư dân cùng khách hàng, đảm bảo an ninh trật tự cho tòa nhà cũng như các hoạt động đối nội và đối ngoại của tòa nhà.
+ Quản lý nhân sự cùng giám sát hoạt động vận hành của tòa nhà, trong đó các dịch vụ như vệ sinh, vận hành và bảo trì toàn bộ hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà đều được thực hiện tối ưu.
+ Đại diện cho ban quản trị trong tòa nhà triển khai các hoạt động marketing cho tòa nhà, tiến hành hợp tác và cho thuê.
Có thể nói, đơn vị quản lý vận hành tòa nhà là doanh nghiệp chuyên kinh doanh ngành dịch vụ quản lý tòa nhà, chịu trách nhiệm vận hành hệ thống kỹ thuật cùng kiến trúc trong tòa nhà. Theo đó ban quản lý sẽ phân công người theo dõi, kiểm tra sự vận hành của hệ thống tòa nhà.
Các tòa nhà dùng tới ban quản lý vận hành là trung tâm thương mại, siêu thị, tòa nhà chung cư, cao ốc văn phòng cho thuê, nhà hàng khách sạn, trường học bệnh viện…
Công việc của ban quản lý tòa nhà thường làm những gì?
Quản lý cư dân và khách hàng
Ban quản lý tòa nhà khi quản lý vận hành phải có trách nhiệm quản lý cư dân và khách hàng trong tòa nhà, theo đó ban quản lý sẽ đưa ra các chính sách chăm sóc khách hàng, nội quy tòa nhà và đề xuất các giải pháp nhằm giải quyết yêu cầu và khiếu nại của cư dân cùng khách hàng trong tòa nhà.
Một đơn vị quản lý vận hành tối ưu phải có chiến lược làm hài lòng cư dân và khách hàng, đồng thời không tạo thành ảnh hưởng tới lợi ích của tòa nhà hay lợi ích của chủ đầu tư.
Quản lý tài chính tòa nhà
Ban quản lý tòa nhà cũng cần quản lý tài chính tòa nhà chặt chẽ, bao gồm các khoản tài chính cho thuê mặt bằng, thuê quảng cáo trong tòa nhà, kèm theo đó là tài chính các dịch vụ điện, nước, phí quản lý… Tất cả những khoản tài chính này đều cần phải được quản lý rạch ròi và chặt chẽ để tránh tình trạng gây tranh cãi.
Những khoản tài chính thu phí trong tòa nhà đều phải đảm bảo minh bạch, ban quản lý sẽ sử dụng các khoản tài chính này để chi trả cho việc sửa chữa hoặc vệ sinh các khu vực chung như sảnh, thang máy, hành lang,…
Quản lý vận hành và bảo trì hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà
Mỗi tòa nhà đều được lắp đặt các hệ thống kỹ thuật như ánh sáng, điện, nước thông gió, phòng cháy chữa cháy… Những hệ thống này đều cần phải được ban quản lý kiểm tra vận hành và có kế hoạch bảo dưỡng định kỳ.
Vì vậy ban quản lý tòa nhà chính là đơn vị sẽ chịu trách nhiệm vận hành các hoạt động của hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà, lên kế hoạch bảo dưỡng và kiểm tra định kỳ, kịp thời sửa chữa khi hệ thống kỹ thuật có sự cố.
Quản lý nhân sự trong tòa nhà
Để quản lý tòa nhà hiệu quả, bên dưới ban quản lý còn có nhiều nhân sự khác nhau tại từng vị trí, bao gồm nhân viên vệ sinh, lễ tân, kế toán hành chính… trong đó ban quản lý tòa nhà sẽ tuyển dụng và đưa ra chế độ lương thưởng cho từng vị trí nhân viên, giám sát mọi hoạt động của nhân viên nhằm đảm bảo nhân viên trong tòa nhà thực hiện được đúng yêu cầu công việc.
Để làm được điều này, các thành viên trong ban quản lý tòa nhà buộc phải có năng lực và chuyên môn về quản lý vận hành, mỗi một vị trí công việc đòi hỏi nhân viên phải có trình độ tương ứng với nhiệm vụ công việc được bàn giao. Ngoài ra các thành viên trong ban quản lý phải có giấy chứng nhận quản lý vận hành, thực hiện đầy đủ việc quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà cũng như thường xuyên kiểm tra, bảo trì và sửa chữa tòa nhà và công tác phòng cháy chữa cháy.
Chức năng và nhiệm vụ của ban quản lý tòa nhà là gì?
Ban quản lý tòa nhà là đơn vị được ủy quyền nhằm quản lý, giải quyết mọi vấn đề trong tòa nhà, trong đó ban quản lý tòa nhà phải có chức năng và nhiệm vụ như:
+ Giám sát, điều khiển, duy trì hoạt động của các hệ thống cơ điện trong tòa nhà.
+ Sửa chữa, bảo trì thường xuyên hệ thống thang máy, chữa cháy, thiết bị khác thuộc phần sở hữu chung,…
+ Cung cấp các dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, chăm sóc cây, diệt côn trùng và các dịch vụ khác.
Bên cạnh đó, các thành viên trong ban quản lý tòa nhà còn phải giáp đáp những vấn đề liên quan tới dịch vụ và môi trường sống của cư dân sống trong tòa nhà, đồng thời còn xử lý những vấn đề phát sinh trong tòa nhà như hư hỏng hệ thống, an ninh, vệ sinh…
Ngoài ra, ban quản lý tòa nhà còn là đơn vị có nhiệm vụ đưa ra những quy định chung cho tòa nhà, thu các loại phí dịch vụ và đảm bảo quản lý tòa nhà hiệu quả, mang tới cho cư dân môi trường sống tốt nhất.
Ban quản lý tòa nhà phải làm gì để quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả và tối ưu?
Để quản lý vận hành tòa nhà, ban quản lý cần phải có giải pháp quản lý tòa nhà tối ưu và hiệu quả, trong đó có 2 phương thức quản lý là quản lý truyền thống và quản lý bằng công nghệ. Trong đó những phương thức quản lý truyền thống cũ thường gặp phải nhiều hạn chế hơn so với những cách thức quản lý mới bằng công nghệ như hiện nay.
Phương thức quản lý vận hành cũ có những hạn chế nào?
Có không ít tòa nhà hiện nay vẫn chọn quản lý vận hành tòa nhà bằng các phương thức truyền thống, cách quản lý này chủ yếu sử dụng là nguồn nhân lực và còn tồn đọng nhiều hạn chế như:
+ Tiêu tốn nhiều thời gian
Phương thức quản lý bằng nhân sự khiến ban quản lý thường dùng thông báo bằng văn bản, thu phí trực tiếp và kết nối với cư dân face to face bằng việc gõ cửa từng nhà. Đây là cách quản lý tương đối mất thời gian và khó đạt hiệu quả trong những trường hợp khẩn cấp.
Nhất là trong thời đại 4.0, việc quản lý bằng nguồn nhân lực vô tình trở nên lỗi thời. Bởi yêu cầu đặt ra trong phương thức quản lý là nhanh chóng, thông minh và hiệu quả.
+ Khó quản lý dữ liệu
Sử dụng cách quản lý truyền thống bằng sổ sách hay Excel khiến ban quản lý tòa nhà khó quản lý dữ liệu, dẫn tới dễ sai sót và thất thoát tài chính, nhầm lẫn công việc. Bên cạnh đó những dữ liệu quản lý cũng không lưu trữ được lâu dài và dễ bị mất, khó có thể so sánh được giữa các tháng với nhau.
+ Bộ máy vận hành rắc rối
Sử dụng cách thức quản lý truyền thống sẽ khiến ban quản lý tòa nhà mất rất nhiều nhân lực, buộc các nhân viên phải phụ trách từng công đoạn. Điều này khiến ban quản lý phải mất thêm nhiều chi phí để chi trả cho nhân viên, chưa kể số lượng nhân viên nhiều còn gây khó khăn cho quá trình quản lý nhân sự.
Quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả hơn bằng công nghệ
Khác với phương pháp quản lý vận hành truyền thống, sử dụng công nghệ để quản lý tòa nhà là giải pháp tối ưu giúp ban quản lý có thể kiểm soát toàn bộ hoạt động vận hành của tòa nhà dễ dàng hơn. Nhất là trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, phần mềm quản lý ra đời cũng hỗ trợ rất nhiều cho ban quản lý tòa nhà.
Trong đó phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control được đánh giá là giải pháp quản lý tòa nhà tin cậy và ưu việt được hàng loạt các đơn vị quản lý vận hành lớn cùng các chủ đầu tư chọn dùng. Phần mềm Landsoft Control mang tới cho người dùn rất nhiều tiện ích.
Những hiệu quả quản lý thông qua phần mềm Landsoft Control cũng mang lại rất nhiều tiện ích cho ban quản lý, giải quyết toàn bộ hạn chế của hình thức quản lý cũ như:
+ Tiết kiệm tối đa thời gian
Với phần mềm Landsoft Contro, ban quản lý chỉ cần thông qua hệ thống phần mềm là có thể gửi thông báo tới từng hộ gia đình mà không cần đánh thông báo bằng văn bản.
Phần mềm sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin cư dân. Nên khi cần liên hệ ai ban quản lý tòa nhà chỉ cần dùng ứng dụng gửi thông báo. Điều này sẽ tiết thời gian, rút ngắn các công đoạn.
+ Tinh gọn bộ máy nhân sự trong ban quản lý
Phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control là giải pháp ưu việt giúp ban quản lý tinh gọn bộ máy quản lý vận hành, không tiêu tốn quá nhiều nhân lực của nhân viên. Điều này đảm bảo toàn bộ hoạt động trong tòa nhà sẽ được quản lý trên phần mềm và chỉ cần một số nhân sự nhất định để theo dõi và quản lý là được.
Những tính năng này sẽ giúp bộ máy quản lý tòa nhà gọn nhẹ hơn, tránh việc nhân sự quá nhiều khó kiểm soát và cắt giảm chi phí trả lương cho nhân viên hiệu quả.
+ Quản lý tòa nhà dễ dàng và hiệu quả hơn
Với những tiện ích tích hợp trong một phần mềm. Chắc chắn, nó sẽ mang đến hiệu quả vượt trội trong quản lý tòa nhà. Tất cả thông tin sẽ được lưu trữ trong phần mềm. Ban quản lý tòa nhà sẽ quản lý minh bạch, cụ thể hơn.
Giải pháp quản lý thông qua ứng dụng phần mềm cũng cực kỳ thân thiện với người dùng. Việc quản lý cũng sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn.
Vì vậy, ban quản lý nên lựa chọn giải pháp phần mềm tòa nhà thông minh. Giải pháp này sẽ thay thế, loại bỏ hoàn toàn hạn chế của cách quản lý cũ. Đồng thời, giúp việc quản lý dễ dàng hơn, mang đến hiệu quả quản lý tuyệt vời.
