Báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà là nghiệp vụ công việc vô cùng quan trọng, giúp chủ đầu tư cùng ban quản lý có thể đánh giá chính xác và hiệu quả công việc vận hành trong tòa nhà. Trong đó báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà còn cần phải bao quát được toàn bộ tình hình thực hiện công việc vận hành tòa nhà, theo dõi được tình hình tài chính tòa nhà cũng như quản lý nhân sự hiệu quả.
Có thể bạn muốn biết:
5 tiêu chuẩn cần chú ý để đánh giá một dịch vụ quản lý chung cư liệu có tốt hay không?
Bài toán quản lý chung cư cao tầng: Những yếu kém còn bỏ ngỏ và cách giải quyết
7 giải pháp quản lý tòa nhà văn phòng tốt tạo nên uy tín thương hiệu cho doanh nghiệp
Vậy báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà có những gì? Làm thế nào để quản lý báo cáo công tác vận hành tòa nhà tốt nhất? Cùng Landsoft tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây.
Nội dung bài viết
Báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà có những gì?
Báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà chính là bảng tổng kết các vấn đề về cơ sở hạ tầng, tình hình tài chính, dịch vụ sử dụng,… trong tòa nhà. Đối với chủ đầu tư cùng ban quản lý thì báo cáo quản lý vận hành vô cùng quan trọng, giúp nhà quản lý nắm được các vấn đề cốt lõi trong quản lý vận hành tòa nhà.
Thông thường, báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà sẽ được tổng hợp lại theo một khoảng thời gian nhất định như tuần, tháng, quý, năm,… giúp nhà quản lý có được cái nhìn bao quát và chi tiết về tình hình vận hành trong tòa nhà. Trong đó có các loại báo cáo như:
+ Báo cáo tài chính thu chi và lỗ lãi trong tòa nhà, tình hình các khoản thu của cư dân cùng khách hàng, các khoản chi trong giai đoạn nhất định và tổng hợp lãi lỗ trong vận hành tòa nhà.
+ Báo cáo về tình hình thực hiện các nghĩa vụ về tài chính của tòa nhà với nhà nước như thuế, phí,.. mà tòa nhà cần phải đóng.
+ Báo cáo tăng giảm những tài sản cố định trong tòa nhà theo từng khoảng thời gian, các tài sản như dụng cụ vệ sinh, thiết bị kỹ thuật,… trong tòa nhà
+ Báo cáo về tình hình công việc và nhân sự làm việc trong tòa nhà, số lượng nhân sự cùng với những thay đổi tăng giảm về nhân sự, các phòng ban bộ phận và công việc được phân công theo phòng ban.
+ Báo cáo về công tác vệ sinh trong tòa nhà, tần suất vệ sinh tòa nhà cùng với chất lượng công tác vệ sinh, các vấn đề còn tồn đọng cần giải quyết.
+ Báo cáo về tình hình thực trạng trang thiết bị và cơ sở hạ tầng vật chất trong tòa nhà, các hạng mục hạ tầng đang hoạt động tốt và những hạ tầng cần phải được bảo dưỡng, nâng cấp, bảo trì hoặc sửa chữa. Trong báo cáo cũng cần lên danh sách những vấn đề cần xử lý và phương án giải quyết.
+ Báo cáo về các hoạt động bảo trì tòa nhà, tình hình thực tế kiểm tra các bộ phận và trang thiết bị kỹ thuật trong tòa nhà, số máy móc cần sửa chữa cũng như tần suất kiểm tra trong quá trình bảo trì.
+ Báo cáo về số lượng khách hàng cùng cư dân sinh sống, làm việc trong tòa nhà
+ Báo cáo định hướng hoạt động của tòa nhà trong khoảng thời gian sắp tới
Thông qua những báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà, chủ đâu tư cùng đơn vị quản lý tòa nhà có thể hình dung và nắm rõ được tình hình vận hành tòa nhà hiện tại ra sao, từ đó đánh giá hiệu quả làm việc của bộ máy vận hành, nhìn nhận những vấn đề phát sinh cũng như đưa ra được phương hướng giải quyết phù hợp, lập được kế hoạch cho các công việc về sau này.
Làm thế nào để quản lý hệ thống báo cáo chặt chẽ, chi tiết và hiệu quả?
Để quản lý hệ thống báo cáo công tác quản lý vận hành tòa nhà chi tiết và chặt chẽ, ban quản lý không chỉ cần phải có sự chuyên nghiệp và bài bản trong công tác quản lý vận hành, mà đơn vị quản lý tòa nhà còn cần phải dùng thêm sự trợ giúp từ các nền tảng công nghệ phần mềm để quản lý hệ thống báo cáo tốt nhất.
Nhân sự làm báo cáo cần có kiến thức và trình độ chuyên môn cao
Nếu nhà quản lý muốn nắm rõ được tình hình báo cáo vận hành tòa nhà chính xác và chi tiết, nhân sự làm báo cáo cần phải là người có năng lực chuyên môn cao và nghiệp vụ công việc tốt. Thường thì việc làm báo cáo sẽ do cấp cao trong ban quản lý tòa nhà thực hiện.
Người làm báo cáo quản lý vận hành tòa nhà phải có trình độ chuyên môn về quản lý vận hành tòa nhà cao, có năng lực phân tích từng hạng mục công việc cụ thể, xác định được chính xác vấn đề cần quan tâm cũng như có năng lực tổng kết nội dung cần báo cáo khoa học, rõ ràng.
Thường thì người làm báo cáo vận hành tòa nhà đều là các cấp quản lý cấp cao trong tòa nhà, bởi những người quản lý cấp cao sẽ dễ dàng nắm rõ được tình hình vận hành tòa nhà ra sao, hệ thống báo cáo được làm ra cũng bám sát vào thực trạng tòa nhà, tiến độ thực hiện từng hạng mục công việc. Đồng thời, nhà quản lý cấp cao khi làm báo cáo cũng có thể đảm bảo được thái độ cân bằng, minh bạch và công khai.
Ngoài ra, người làm báo cáo còn cần phải có khả năng phân tích, khái quát, tổng hợp để có thể chia ra được nhiều nội dung, hạng mục báo cáo rõ ràng, hoàn chỉnh hơn.
Quản lý báo cáo vận hành tòa nhà trên phần mềm Landsoft Building
Một giải pháp khác giúp chủ đầu tư cùng ban quản lý có thể nắm rõ được hệ thống báo cáo vận hành tòa nhà chính là sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Building. Phần mềm được xem là cánh tay đắc lực hỗ trợ cho hàng trăm tòa nhà trên khắp cả nước quản lý vận hành toàn diện.
Hệ thống báo cáo trên phần mềm Landsoft Building được cập nhật liên tục theo giờ, ngày, tháng, năm với tính chuẩn xác cao nhất, giúp người dùng có thể nắm rõ tình hình công việc rõ ràng. Đồng thời, phần mềm có hơn 100 mẫu báo cáo vận hành khác nhau mà người dùng có thể sử dụng để tổng hợp báo cáo tình hình vận hành tòa nhà.
Sử dụng phần mềm Landsoft Building giúp ban quản lý dễ dàng quản lý, theo dõi báo cáo chính xác, khách quan. Hệ thống báo cáo cũng thể hiện rõ ràng và minh bạch, đính kèm cùng các giấy tờ và hóa đơn cần thiết để người dùng dễ dàng tra cứu, xác minh nếu cần.
