Chi phí quản lý toà nhà văn phòng là những khoản chi phí cho các dịch vụ trong toà nhà văn phòng như phí vệ sinh, phí vận hành hệ thống kỹ thuật trong toà nhà, phí bảo vệ, lễ tân, an ninh, chăm sóc cảnh quan môi trường, diệt côn trùng,… cùng những dịch vụ tiện ích khác theo nhu cầu của chủ đầu tư.
Có thể bạn muốn biết:
Làm sao để nâng cao chất lượng dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng hiện nay?
Quản lý cao ốc văn phòng là gì? Làm sao để quản lý cao ốc văn phòng hiệu quả?
Tuỳ theo từng phân khúc toà nhà văn phòng cũng như từng hạng mục dịch vụ sử dụng trong toà nhà mà sẽ có những cách tính chi phí quản lý toà nhà khác nhau. Dưới đây là một số cách tính phí quản lý toà nhà cũng như phương án quản lý chi phí toà nhà hiệu quả mà chúng ta có thể tham khảo.
Những loại chi phí quản lý toà nhà văn phòng hiện nay
Mỗi một toà nhà văn phòng nếu muốn vận hành hiệu quả và ổn định thì phải có những khoản chi phí cố định nhằm duy trì các hoạt động của hệ thống chung trong toà nhà như thang máy, hệ thống điện, nước, điều hoà, camera, dịch vụ lễ tân và dọn dẹp vệ sinh, bảo vệ,… Những khoản chi phí quản lý toà nhà văn phòng này sẽ được khách thuê văn phòng thanh toán để được hưởng các dịch vụ tiện ích bên trong toà nhà.
Trong đó có những khoản chi phí quản lý toà nhà văn phòng được dùng chủ yếu nhất chính là các khoản chi phí vận hành hệ thống kỹ thuật, phí vệ sinh cho các khu vực công cộng, phí bảo vệ an ninh, chăm sóc môi trường, tiền điện nước tại khu vực chung, chi phí sửa chữa các trang thiết bị trong khu vực chung của toà nhà.
Những khoản chi phí này sẽ được ban quản lý thu định kỳ để sử dụng nhằm đảm bảo quá trình vận hành toà nhà cũng như cung cấp đầy đủ dịch vụ tiện ích cho người dùng.
Cách tính chi phí quản lý toà nhà văn phòng như thế nào?
Tại các toà nhà văn phòng cho thuê, cách tính chi phí quản lý toà nhà văn phòng thường sẽ phải phụ thuộc theo phân khúc toà nhà, vị trí của dự án cũng như đặc thù của dự án. Mỗi một toà nhà văn phòng sẽ có cách tính chi phí quản lý toà nhà khác nhau theo tình hình thực tế của toà nhà.
Hầu hết các toà nhà hiện nay đều có mục đích sử dụng hỗn hợp như làm văn phòng, nhà ở, thương mại,… vì thế sẽ tuỳ theo tình hình thực tế của hoạt động kinh doanh mà có mức chi phí quản lý toà nhà phù hợp. Trong đó những toà cao ốc văn phòng cho thuê thì sẽ có mức phí quản lý toà nhà cao hơn so với khu vực chung cư.
Tuỳ theo từng yếu tố khác nhau như quy mô toà nhà, nhu cầu sử dụng dịch vụ tiện ích trong toà nhà, diện tích thuê mặt bằng tại từng văn phòng,… mà mức chi phí quản lý toà nhà văn phòng sẽ được điều chỉnh tăng giảm khác nhau. Do vậy với doanh nghiệp thuê văn phòng thì cần có sự tính toán cẩn thận để tính chi phí quản lý toà nhà hợp lý.
Quản lý chi phí trong toà nhà hiệu quả hơn trên phần mềm Landsoft Building
Để có thể kiểm soát tối đa chi phí quản lý toà nhà văn phòng, chủ đầu tư cùng đơn vị quản lý vận hành hiện nay thường chọn ứng dụng tới các giải pháp phần mềm quản lý toà nhà như Landsoft Building để tối ưu hoá sử dụng nguồn lực nhân sự, kiểm soát chi phí vận hành toà nhà hiệu quả nhất.
Khi sử dụng phần mềm Landsoft Building để quản lý chi phí toà nhà văn phòng, ban quản lý có thể dễ dàng quản lý toàn bộ chi phí dịch vụ tiện ích trong toà nhà dễ dàng hơn. Hệ thống có thể tự động tính toán và phân bổ các khoản phí dịch vụ như nước, điện, internet, bảo vệ,… trong văn phòng dựa trên diện tích và mức độ sử dụng của văn ohongf cùng những tiêu chí khác. Đồng thời phần mềm cũng sẽ theo dõi chặt chẽ lịch trình bảo trì định kỳ, quản lý chi phí sửa chữa trang thiết bị kỹ thuật trong toà nhà để thiết lập ngân sách chặt chẽ, đảm bảo toà nhà vận hành ổn định.
Quan trọng là khi sử dụng phần mềm Landsoft Building, toàn bộ hoá đơn chi phí đều được tạo và gửi tự động, quản lý chặt chẽ tình trạng thanh toán phí dịch vụ của khách hàng. Những tính năng quản lý ngân sách và công nợ chặt chẽ trên phần mềm giúp ban quản lý theo dõi chi phí vận hành, quản lý sổ quỹ thu chi và kiểm soát chi tiêu trong toà nhà tối ưu nhất. Phần mềm cũng cung cấp đầy đủ báo cáo tài chính theo thời gian thực để ban quản lý nắm rõ tình hình thu chi và ra quyết định kịp thời.
Ngoài các tính năng trên, phần mềm Landsoft Building còn tích hợp công cụ phân tích dữ liệu chặt chẽ, giúp ban quản lý xác định các xu hướng sử dụng dịch vụ và chi phí, từ đó đề xuất các biện pháp cắt giảm chi phí không cần thiết. Hệ thống cũng quản lý và phân bổ chi phí cho các tiện ích khu vực chung để tối ưu chi phí toà nhà tốt nhất.
Nhìn chung, phần mềm quản lý toà nhà văn phòng Landsoft Building là giải pháp thông minh cung cấp cho ban quản lý phương án quản lý chi phí của tòa nhà văn phòng hiệu quả, tối ưu hóa hoạt động tài chính, nâng cao hiệu quả quản lý, và đảm bảo sự minh bạch trong quá trình vận hành.
