Mới đây công ty cổ phần đầu tư và phát triển đã quyết định ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control vào quản lý vận hành các tòa nhà trên hệ thống. Đây cũng là giải pháp chiến lược của doanh nghiệp nhằm nâng cấp dịch vụ quản lý vận hành của mình càng thêm chuyên nghiệp hơn.
Đọc thêm:
App Vime – Giải pháp kết nối và chăm sóc cư dân hoàn hảo cho Aden Services khi quản lý tòa nhà
Hỏi đáp về dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư và lời giải đáp
Làm thế nào để xây dựng nội quy quản lý nhà chung cư tốt nhất?
Nhất là khi công ty cổ phần đầu tư và phát triển (IDMC) là doanh nghiệp chuyên hoạt động trong lĩnh vực quản lý vận hành và quản lý cho thuê tòa nhà. Hiện tại, IDMC ứng dụng phần mềm quản lý vận hành tòa nhà Landsoft Control cho dự án tòa nhà Toyota cũng được xem là chiến lược quản lý vận hành tối ưu giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả quản lý vận hành toàn diện và ưu việt nhất.
Các tính năng có trong phần mềm quản lý vận hành Landsoft Control cũng nhanh chóng trở thành cánh tay đắc lực cho IDMC tối ưu dịch vụ quản lý vận hành cho tòa nhà Toyota trước mắt và cho các dự án tòa nhà của doanh nghiệp về sau này.
Nội dung bài viết
Phần mềm Landsoft Control là giải pháp quản lý vận hành tòa nhà toàn diện cho IDMC
Sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control được xem là giải pháp quản lý vận hành tổng thể và toàn diện cho tòa nhà Toyota Mỹ Đình của IDMC.
+ Quản trị hệ thống các tòa nhà
Phần mềm được DIP Việt Nam xây dựng chuyên biệt theo nhu cầu dịch vụ cũng như quy trình hoạt động của IDMC, vì vậy phần mềm đảm bảo được tính linh hoạt cao, quản trị hệ thống các tòa nhà của IDMC hiệu quả và tùy chỉnh linh hoạt theo quy mô cũng như hoạt động của doanh nghiệp.
Đây cũng là giải pháp ưu việt và lợi thế dành cho một doanh nghiệp hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực đầu tư bất động sản và quản lý vận hành như IDMC, giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng chủ động trong công tác quản lý cũng như thống nhất quy trình quản lý tại từng tòa nhà trên một hệ thống duy nhất.
+ Quản lý mặt bằng cho thuê, khách hàng cho thuê và hợp đồng thuê nhà
Bên cạnh đó, sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control còn là giải pháp giúp IDMC quản lý mặt bằng tại từng tòa nhà hiệu quả hơn. Tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý thông tin và tình trạng từng mặt bằng trong tòa nhà, từ đó đưa ra các kế hoạch cho thuê phù hợp nhất cho khách hàng.
Phần mềm cũng tích hợp tính năng quản lý khách hàng thuê nhà và hợp đồng thuê nhà, điều này giúp IDMC quản lý đầy đủ thông tin khách hàng thuê, tình trạng tạm trú cũng như các chính sách ưu đãi cho khách hàng cùng với lịch sử giao dịch của từng khách hàng.
Đặc biệt, tính năng quản lý hợp đồng thuê có trong phần mềm cũng giúp IDMC quản lý chi tiết từng loại hợp đồng cho thuê khác nhau, giúp ban quản lý kiểm soát được tình trạng hợp đồng, lịch thanh toán cùng với nhắc nợ hợp đồng tới hạn cho khahcs hàng hiệu quả.
+ Tiếp nhận yêu cầu khách hàng nhanh chóng
Sử dụng phần mềm Landsoft Control giúp IDMC nhanh chóng tiếp nhận được yêu cầu cũng như nhận xét của khách hàng thông qua Module lễ tân, tự động cập nhật tới các bộ phận liên quan đến yêu cầu khách hàng gửi, từ đó nâng cao tốc độ xử lý vấn đề nhằm làm khách hàng hài lòng hơn.
Tính năng này còn hỗ trợ báo cáo hiệu quả xử lý vấn đề tới ban quản lý, từ đó giúp ban quản lý kiểm soát được tình hình xử lý yêu cầu khách hàng chặt chẽ, đảm bảo chất lượng dịch vụ ưu việt.
+ Quản lý hành chính tòa nhà
Sử dụng phần mềm Landsoft Control còn giúp IDMC quản lý các hoạt động hành chính tòa nhà chặt chẽ, bao gồm hóa đơn giấy báo cho tới sổ quỹ công nợ một cách chi tiết nhất.
Điều này cũng giúp doanh nghiệp số hóa mọi quy trình làm việc hành chính, tạo tác phong chuyên nghiệp và nhanh chóng cho nhân viên. Chưa kể sử dụng phần mềm Landsoft Control để quản lý cũng là giải pháp để IDMC lưu trữ được các thông tin giấy tờ hiệu quả, tránh tình trạng sai sót, nhầm lẫn hay thất thoát có thể xảy ra.
+ Quản lý chi phí và dịch vụ chuyên nghiệp hơn
Ưu thế nổi bật khi sử dụng phần mềm Landsoft Control để quản lý tòa nhà cho IDMC là minh bạch mọi khoản chi phí quản lý trong tòa nhà, kiểm soát chặt phí quản lý tòa nhà.
Tính năng này giúp IDMC quản lý phí dịch vụ theo từng mặt bằng, theo chu kỳ thanh toán cũng như quản lý chiết khấu với khách hàng. Điều quan trọng là khi dùng phần mềm sẽ đảm bảo các khoản phí đều được kiểm soát chính xác và không có tình trạng nhầm lẫn hay thiếu sót xảy ra.
+ Chăm sóc cư dân và khách hàng hoàn hảo
Phần mềm Landsoft Control còn là công cụ giúp IDMC chăm sóc khách hàng trong tòa nhà hoàn hảo hơn thông qua hệ thống Email Marketing cùng SMS Marketing tự động. Tính năng này giúp ban quản lý tự động gửi tin nhắn hay Email thông báo hoặc chúc mừng sinh nhật, lễ tết… tới khách hàng, từ đó tăng cường uy tín thương hiệu cũng như chăm sóc khách hàng tốt nhất.
+ Kiểm soát dịch vụ chặt chẽ qua hệ thống báo cáo
Hệ thống báo cáo thống kê trong phần mềm Landsoft Control còn là công cụ ưu việt giúp các thành viên trong ban quản lý tòa nhà có thể kiểm soát toàn bộ hoạt động vận hành của tòa nhà thông qua hệ thống báo cáo thống kê, điều này giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt được tình hình vận hành tòa nhà chi tiết ở từng khoảng thời gian khác nhau một cách chính xác nhất.
Thông qua hệ thống báo cáo, ban quản lý cũng có thể đánh giá được hiệu quả dịch vụ và đưa ra chiến lược quản lý phù hợp theo từng tình hình khác nhau.
DIP Việt Nam xây dựng giải pháp quản lý chuyên biệt theo yêu cầu cụ thể của IDMC
Phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control là giải pháp quản lý vận hành chuyên biệt được DIP Việt Nam xây dựng chuyên biệt theo yêu cầu đặc thù của IDMC, điều này khiến phần mềm bám sát chặt vào quá trình quản lý vận hành tòa nhà của IDMC, đảm bảo quy trình quản lý vận hành được diễn ra thông suốt và chặt chẽ.
Ngoài các tính năng quản lý vận hành tổng thể, phần mềm còn giúp IDMC tạo sẵn các mẫu biểu cho tòa nhà, bao gồm mẫu hợp đồng cả cũ và mới mà IDMC đang chạy, hợp đồng tạo sẵn các trường thông tin cần thiết để nhập dữ liệu cho từng hợp đồng. Ngoài ra còn có mẫu bàn giao, mẫu đề nghị thanh toán tiền thuê, mẫu đề nghị thanh toàn tiền điện, xe ngoài giờ, mẫu đề nghị xuất hóa đơn.
Bên cạnh đó, tính năng nâng cao được xây dựng trên phần mềm Landsoft Control còn giúp IDMC quản lý mặt bằng thuê cho tòa nhà Toyota Mỹ Đình và các tòa nhà thuộc quản lý của doanh nghiệp sau này. Hệ thống quản lý toàn bộ bản vẽ mặt bằng, danh mục tài sản ban đầu, lịch sử mặt bàng thuê.
Phần mềm Landsoft Control còn là công cụ giúp IDMC tối ưu dịch vụ quản lý vận hành qua quản lý thanh toán, giá thuê và công nợ. Tính năng này giúp ban quản lý tự động cập nhật tỷ giá thanh toán tự động hay thủ công, nhắc thời điểm thực hiện đề nghị thanh toán, cảnh báo nợ quá hạn, giảm trừ tiền thuê và chiết khấu, bảng diễn giải chi tiết cách tính tiền thuê, tính lãi chậm, nhắc thời điểm điều chỉnh giá, nhắc thời điểm gia hạn hợp đồng, tính tiền điện nước, tiền làm việc ngoài giờ, tổng hợp theo khách hàng hay theo tháng, tính tiền trông xe, các bảng tiền điện nước ngoài giờ đính kèm.
Đặc biệt, Sử dụng phần mềm Landsoft Control còn giúp IDMC xây dựng được chiến lược chăm sóc khách hàng tự động tốt nhất. Phần mềm không chỉ quản lý thông tin khách hàng và nhắc lịch tặng quà sinh nhật cho khách hàng mà còn quản lý yêu cầu khách hàng thống kê theo ngày, tháng…, tức là khách hàng chỉ cần tạo yêu cầu qua App, kèm theo fie ảnh thì hệ thống sẽ tự động phân loại lĩnh vực yêu cầu cũng như đánh giá của khách hàng, sau đó tự động phân bổ yêu cầu cho các bộ phận liên quan qua hệ thống App. Quan trọng nhất là tính năng này còn tích hợp báo cáo tiến độ hoàn thành theo từng nhóm công việc, cài đặt deadline và cảnh báo, chúc mừng sinh nhật
Sử dụng phần mềm Landsoft Control bản nâng cao do DIP Việt Nam thiết kế còn giúp IDMC tổng hợp được toàn bộ báo cáo thống kê như báo cáo doanh thu, công nợ, diện tích cho thuê, chỉ tiêu, phân loại hợp đồng và tỷ trọng từng loại hợp đồng, chi phí tiêu thụ năng lượng khu vực công cộng, công văn đến đi và dữ liệu hồ sơ.
Landsoft Control là công cụ quản lý công việc hiệu quả cho đội ngũ nhân viên
Dựa theo yêu cầu của IDMC, DIP Việt Nam còn thiết kế các tính năng quản lý công việc và nhiệm vụ cụ thể cho từng đội ngũ nhân viên tại từng vị trí. Các tính năng này giúp chủ doanh nghiệp cũng như người quản lý có thể kiểm soát chặt chẽ công việc của đội ngũ nhân viên hoàn hảo hơn.
Phần mềm giúp IDMC quản lý ca trực cho từng bộ phận khác nhau tại tòa nhà, thông qua hệ thống người quản lý có thể chia và phân công ca trực cho từng nhân viên và từng bộ phận. Đội ngũ nhân sự lúc này chỉ cần cập nhật App là có thể biết được ca trực cùng nhiệm vụ công việc của mình cũng như chuyển đổi ca trực giữa các nhân viên dễ dàng hơn.
Tính năng này giúp người quản lý bàn giao ca làm việc, quản lý đổi ca nhanh chóng, đội ngũ nhân viên cũng có thể nhận được nhiệm vụ tức thì, từ đó tinh gọn lại thời gian trao đổi và làm việc, nâng cao hiệu suất công việc cũng như tiết kiệm thời gian tối ưu.
Đặc biệt, phần mềm Landsoft Control còn là giải pháp giúp IDMC quản lý tài sản tòa nhà chặt chẽ. Hệ thống hỗ trợ người dùng lập kế hoạch kiểm tra định kỳ, quản lý quá trình kiểm tra định kỳ cũng như quản lý kho, quản lý hồ sơ pháp lý và kiểm soát chặt thông qua hệ thống báo cáo thống kê. Điều này cũng giúp người dùng nắm bắt được tình hình vận hành tòa nhà chi tiết nhất.
Sử dụng phần mềm Landsoft Control còn giúp ban quản lý tòa nhà có thể quản lý tốt phần vận hành gồm nhân sự, kế hoạch bảo trì, báo hỏng và báo sửa chữa từ các bộ phận vận hành.
Xây dựng hệ thống App Mobile và các hệ thống tích hợp phần mềm hỗ trợ tối đa cho dịch vụ quản lý vận hành
Bên cạnh các tính năng quản lý vận hành, DIP Việt Nam còn xây dựng cho IDMC App Vime quản lý dành riêng cho từng đối tượng, bao gồm App cho khách hàng thuê tại tòa nhà, App dành cho ban quản lý và App kiểm soát vận hành. Các hệ thống này giúp người dùng có thể quản lý tòa nhà toàn diện dễ dàng hơn qua thiết bị di động.
Ngoài ra phần mềm Landsoft Control còn tích hợp đồng bộ với các phần mềm khác như phần mềm kế toán Cyber để tăng kết nối chia sẻ nguồn dữ liệu liên quan tới doanh thu, chi phí, tài sản, kho, công nợ, phiếu thu chi tiền mặt, ca trực.
Landsoft Control cũng được tích hợp đồng bộ với phần mềm quản lý bãi đỗ xe Carparking Futech, đồng bộ thông tin thực hiện thao tác giữa các hệ thống, 2 phần mềm thống nhất một mã thẻ giữ chung để đồng bộ 2 hệ thống chính xác, thêm mới thẻ xe trên phần mềm quản lý tòa nhà, ngưng sử dụng thẻ xe trên phần mềm, xóa thẻ xe trên phần mềm, gia hạn thẻ xe trên phần mềm, tạo mã gửi xe ngày, lập báo cáo doanh thu từng loại hình gửi xe.
