Để quản lý chung cư mini hiệu quả, chủ đầu tư cần có phương án quản lý tối ưu mọi nguồn lực trong toà nhà, bao gồm nhân lực, chi phí nhằm nâng cao lợi nhuận trong quá trình vận hành. Dưới đây là một vài chú ý mà chủ đầu tư cần nhớ khi muốn quản lý chung cư mini tốt nhất.
Có thể bạn muốn biết:
Mở rộng và nâng cấp phần mềm Landsoft Building quản lý vận hành dự án Sky Garden cho địa ốc Phú Đông
Thời điểm nào thích hợp nâng cấp phần mềm quản lý toà nhà cho chủ đầu tư và ban quản lý?
5 Phương án kiểm soát phí quản lý toà nhà văn phòng Minh bạch – An toàn
Nội dung bài viết
Cần chú trọng xây dụng quy trình quản lý chung cư mini bài bản
Muốn quản lý chung cư mini hiệu quả trước hết ban quản lý cần phải xây dụng trước quy trình quản lý chung cư mini bài bản và toàn diện. Trong đó quy trình quản lý vận hành cần phải đảm bảo tối ưu hoá được mọi nguồn lực trong quản lý và vận hành dự án, đồng thời cũng phải cam kết quy trình quản lý phù hợp với nhu cầu của khách hàng, gia tăng sự hài lòng của khách hàng để khách hàng có được trải nghiệm dịch vụ tốt nhất.
Điều quan trọng là trong quá trình quản lý chung cư mini, ban quản lý nên chú trọng tới một số yếu tố cơ bản bao gồm:
+ Cần đảm bảo an ninh an toàn cho chung cư mini cùng với khách thuê tại toà nhà, qua đó giúp khách hàng có thể yên tâm sinh sống và sử dụng dịch vụ tại toà nhà lâu dài.
+ Chú trọng tới yếu tố vệ sinh trong toà nhà để chung cư mini luôn sạch sẽ, vệ sinh và mang lại môi trường sống tốt nhất cho khách hàng.
+ Xây dụng quy trình bảo trì kỹ thuật toà nhà chuyên nghiệp, trong đó các thiết bị kỹ thuật tại chung cư mini như thang máy, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống bơm thoát nước, hệ thống điện,…. Đều cần phải được quản lý vận hành và bảo trì định kỳ để đáp ứng được nhu cầu sử dụng tốt nhất, đảm bảo an toàn cho toà nhà.
+ Có quy trình quản lý tài sản chuyên nghiệp của chung cư cùng với khách hàng thuê trong toà nhà, mang lại sự yên tâm và hài lòng cho khách hàng.
+ Ban quản lý cần quản lý và chăm sóc khách hàng thuê nhà chu đáo, cẩn thận để đáp ứng được các nhu cầu khách hàng, giảm thiểu những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn.
Dùng giải pháp công nghệ phần mềm để quản lý chung cư mini
Sử dụng tới những nền tảng công nghệ như phần mềm quản lý toà nhà vào quản lý chung cư mini cũng được xem là một trong những sự lựa chọn ưu việt cho các chủ đầu tư hiện nay. Những phần mềm quản lý toà nhà như Landsoft Building sẽ giúp chủ đầu tư giảm thiểu tối đa khối lượng công việc và đội ngũ nhân sự quản lý vận hành, nâng cao hiệu quả quản lý chung cư mini tốt nhất.
Thông qua nền tảng phần mềm, chủ đầu tư có thể quản lý dễ dàng toàn bộ dữ liệu trong chung cư mini như thông tin khách hàng, ngân sách tài chính, báo cáo thu chi, hợp đồng, hoá đơn, trang thiết bị trong toà nhà cho tới chỉ số điện nước,… cùng những dịch vụ cơ bản khác. Phần mềm cũng giúp chủ đầu tư có thể quản lý chung cư mini cho thuê hiệu quả và toàn diện.
Có thể nói, ứng dụng công nghệ phần mềm vào quản lý chung cư mini sẽ giúp chủ đầu tư quản lý toà nhà dễ dàng, tiết kiệm và nhanh chóng hơn. Nhờ dùng phần mềm, mọi công việc quản lý đều được tự động hoá và đơn giản hoá hơn. Đồng thời, người dùng cũng có thể tra cứu thông tin và hồ sơ nhanh chóng, giảm thiểu chi phí nhân sự cũng như hạn chế rủi ro, sai sót có thể phát sinh.
Thường xuyên cập nhật xu hướng và cải tiến quy trình quản lý chung cư mini
Muốn quản lý chung cư mini hiệu quả, chủ đầu tư cần thường xuyên cập nhật xu hướng cũng như cải tiến quy trình quản lý chung cư mini hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu suất công việc cho nhân viên cũng như tăng cường trải nghiệm cho khách hàng tốt nhất, nâng cao lợi thế cạnh tranh cho chung cư mini. Qua trọng là phần mềm cũng giúp chủ đầu tư xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng bài bản, tối ưu quy trình quản lý chung cư mini hoàn thiện và hiện đại hơn.
Nên xây dựng hệ thống báo cáo hàng tháng khi quản lý chung cư mini
Khi quản lý chung cư mini, chủ đầu tư hoặc ban quản lý cần chú trọng tổng hợp báo cáo hàng tháng để có thể nắm bắt tình trạng tổng thể của chung cư mini chặt chẽ hơn. Hệ thống báo cáo hàng tháng cũng sẽ giúp chủ đầu tư theo dõi tình trạng tổng thể của chung cư dễ dàng mọi lúc mọi nơi. Đồng thời, báo cáo hàng tháng tổng quan sẽ giúp người dùng có thể đối chiếu sổ dư, theo dõi các khoản thu chi với bản báo cáo đó rõ ràng hơn.
Tất nhiên, nếu sử dụng các giải pháp phần mềm như Landsoft Building để quản lý chung cư mini sẽ giúp ban quản lý cập nhật và theo dõi tình hình thu chi, vận hành chung cư mini hiệu quả. Đồng thời, các dòng tiền thu chi hàng tháng tại chung cư mini cũng sẽ được cập nhật đúng hạn, theo dõi thường xuyên.
Ngoài các yếu tố trên, ban quản lý cần chú trọng theo dõi và quản lý hợp đồng thuê nhà tại chung cư mini để tránh những tranh chấp ngoài ý muốn phát sinh. Đồng thời, chủ đầu tư có thể lựa chọn thuê một đơn vị quản lý chung cư mini chuyên nghiệp, uy tín hoặc sử dụng các giải pháp phần mềm quản lý chung cư mini như Landsoft Building để quản lý chung cư mini bài bản và chuyên nghiệp hơn.
