Vừa qua bộ Xây Dựng đã ban hành thông tư số 06/2019/TT-BXD, trong đó có sửa đổi và bổ sung một số quy định sử dụng nhà chung cư. Thông tư này đã được triển khai và bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01/01/2020.
Đọc thêm:
4 tiêu chí ban quản trị cần nắm rõ khi giám sát đơn vị quản lý vận hành tòa nhà
Ban quản trị phải làm gì để hạn chế mâu thuẫn và xung đột với cư dân ?
Nhập nhằng trong thu chi – Ngòi nổ gây mâu thuẫn giữa cư dân cùng ban quản trị
Điều này buộc ban quản trị cần phải nhanh chóng nắm bắt được những điểm mới trong quy định sử dụng nhà chung cư, từ đó có phương án quản lý vận hành tòa nhà phù hợp và kịp thời.
Chú ý khi tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu
Theo như quy định trong thông tư mới, hội nghị nhà chung cư được tổ chức lần đầu tiên phải được thực hiện trong khoảng thời gian 12 tháng từ khi chung cư được đưa vào bàn giao và sử dụng, có tối thiểu 50% số căn hộ đã được bàn giao cho người mua hoặc người thuê mua.
Việc tổ chức hội nghị nhà chung cư sớm sẽ tháo gỡ những khó khăn trong bầu ban quản trị, trong đó quyền biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư sẽ được tính theo diện tích sở hữu riêng của chủ sở hữu căn hộ theo nguyên tắc 1m2 diện tích sở hữu riêng tương đương với 1 phiếu biểu quyết.
Trong đó, hội nghị nhà chung cư được tổ chức lần đầu bắt buộc phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu tham dự, nếu không có đủ số người tham dự thì chủ đầu tư hay đại diện chủ sở hữu căn hộ phải có văn bản đề nghị gửi lên ủy ban cấp phường, xã nơi có nhà chung cư cần tổ chức hội nghị.
Đặc biệt trong quá trình thành lập ban quản trị nhà chung cư, theo như quy định bổ sung của Bộ Xây Dựng thì chính quyền địa phương sẽ đứng ra làm thay nếu chủ đầu tư cố tình chây ỳ.
Ban quản trị cần công khai chi tiêu tiền gửi kinh phí bảo trì chung cư
Theo như quy định tại thông tư số 06/2019/TT-BXD, khi tòa nhà chung cư đã có ban quản trị thì ban quản trị sẽ có trách nhiệm lập tài khoản hoạt động để quản lý phí bảo trì chung cư theo đúng như quy định, trong đó chủ tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì đối với nhà chung cư có mục đích để ở có thể do một hoặc nhiều thành viên ban quản trị đứng tên đồng chủ tài khoản.
Tuy nhiên bởi khoản tiền quỹ bảo trì chung cư là một con số khổng lồ, vì vậy chủ tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì chung cư phải có tối thiểu là 3 thành viên trong ban quản trị đứng tên đồng chủ tài khoản, các thành viên tham gia đồng chủ tài khoản này phải có ít nhất 1 đại diện chủ sở hữu khu căn hộ, 1 đại diện chủ sở hữu diện tích khác (nếu có), 1 đại diện chủ đầu tư (nếu có) và một số thành viên khác do hội nghị nhà chung cư quyết định (nếu có).
Điều này sẽ hạn chế tình trạng thiếu minh bạch và tranh chấp, mâu thuẫn trong vấn đề quản lý quỹ bảo trì nhà chung cư.
Ngoài ra khi quản lý quỹ bảo trì, ban quản trị cần phải công khai báo cáo chi tiêu tiền gửi và các khoản chi phí liên quan tới quỹ bảo trì, những chi tiêu trong quỹ bảo trì cũng cần có sự biểu quyết trong ban quản trị theo quy định. Trường hợp Ban quản trị tòa nhà chung cư quyết định việc bảo trì phần sở hữu chung của tòa nhà chung cư thì phải có tối thiểu 75% tổng số thành viên ban quản trị đồng ý.
Đặc biệt quy định mới ban hành cũng nêu rõ các khoản chi tiêu tiền gửi kinh phí bảo trì, sử dụng kinh phí bảo trì phải được thực hiện theo đúng quy định, phải có sổ sách, hóa đơn, chứng từ và thông báo rõ ràng để theo dõi và quản lý.
Tuy nhiên việc quản lý và minh bạch quỹ bảo trì cũng không dễ dàng, quản lý các khoản chi phí cũng rắc rối và tốn nhiều thời gian. Điều này buộc ban quản trị phải cần tới sự trợ giúp của các nền tảng công nghệ như phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control để quản lý quỹ bảo trì khoa học, minh bạch các hoạt động quản trị cũng như các khoản chi phí liên quan tới quỹ bảo trì nhà chung cư, hạn chế tối đa tình trạng mâu thuẫn và tranh chấp với cư dân có thể xảy ra.
Đây cũng là giải pháp giúp ban quản trị có thể công khai và minh bạch chi tiêu quỹ bảo trì mà không tốn quá nhiều thời gian, hạn chế tối đa nhầm lẫn và sai sót, giảm thiểu tranh chấp với cư dân.
Đơn vị quản lý vận hành đối tác tuân thủ quy định về đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư
Đa phần ban quản trị tại các tòa nhà chung cư đều thiếu sót chuyên môn nghiệp vụ trong quản lý tòa nhà, vì vậy việc theo dõi và giám sát đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư nhiều khi chưa thực sự hiệu quả.
Trong đó tòa nhà chung cư có thang máy thì ban quản trị cần phải thương thảo ký hợp đồng với đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư, và mỗi tòa nhà chung cư cũng chỉ được có 1 đơn vị quản lý để quản lý vận hành các phần sở hữu chung trong tòa nhà.
Riêng với cụm nhà chung cư thì có thể có một đơn vị quản lý vận hành chung hoặc có nhiều đơn vị để thực hiện quản lý vận hành riêng cho từng tòa nhà theo quyết định của hội nghị cụm nhà chung cư.
Bên cạnh đó, đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư phải công khai thông tin của doanh nghiệp trên Cổng thông tin điện tử của Sở Xây dựng nơi đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư đặt trụ sở chính hoặc của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản để cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan biết thì gửi thông tin cần công khai (tên đơn vị, họ tên người đại diện theo pháp luật, địa chỉ, số điện thoại liên lạc) tới Sở Xây dựng nơi đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư đặt trụ sở chính hoặc Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản để đăng tải.
Tất nhiên để tòa nhà vận hành ổn định, ban quản trị cần ứng dụng phần mềm Landsoft Control vào quản lý vận hành nhằm chủ động công nghệ trong quản lý tòa nhà, giám sát hiệu quả công việc của đơn vị quản lý vận hành chặt chẽ, cam kết được chất lượng dịch vụ quản lý tòa nhà với cư dân.
