Các tòa nhà mỗi khi chuyển giao đơn vị quản lý vận hành luôn xuất hiện nhiều vấn đề khúc mắc, đây cũng là thời điểm xuất hiện nhiều sai phạm trong quản lý vận hành, thậm chí việc sơ sót trong sử dụng quỹ bảo trì cũng sẽ lộ diện.
Đọc thêm:
Những “nỗi khổ” của đơn vị quản lý vận hành tòa nhà không phải ai cũng biết
Khách hàng thường chú ý những gì khi chọn đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư ?
Giải pháp nào cho ban quản trị tối ưu quản lý tòa nhà khi thay đơn vị quản lý vận hành ?
Những lúc này tòa nhà thường có nhiều thiệt hại, dễ dàng gây mâu thuẫn và xích mích giữa cư dân cùng ban quản trị cũng như cư dân với đơn vị quản lý vận hành. Lúc này tòa nhà cần phải có giải pháp ngăn chặn sai phạm trong quản lý, đảm bảo tòa nhà quản lý luôn minh bạch và rõ ràng. Điều này sẽ phần nào ngăn chặn tình trạng sai phạm trong quản lý có thể xảy ra.
Nội dung bài viết
Cái khó của các đơn vị quản lý vận hành tòa nhà đi đầu
Có không ít cuộc tranh chấp và mâu thuẫn tại nhiều khu chung cư thường là do cư dân “đảo” đơn vị quản lý vận hành tòa nhà. Điều này cũng cho thấy thực tế hiện nay, hầu hết cư dân phần nào cũng thể hiện ra quyền làm chủ và đòi hỏi dịch vụ quản lý vận hành có chất lượng tốt cho cuộc sống của mình.
Tuy nhiên những đơn vị đủ điều kiện chức năng, năng lực quản lý vận hành chung cư thực sự lại không nhiều, so với con số doanh nghiệp quản lý vận hành đăng ký, đơn vị thực sự có tên tuổi, có thương hiệu và có kinh nghiệm quản lý vận hành lại rất ít. Điều này phần nào gây khó khăn cho cư dân cùng chủ đầu tư trong việc lựa chọn đơn vị quản lý vận hành. Và có rất nhiều khu chung cư, chính cư dân đã chịu hứng “quả đắng” vì đặt yếu tố giá lên hàng đầu khi chọn đơn vị quản lý vận hành.
Trên thực tế, hầu hết các dự án bất động sản khi mới đi vào hoạt động. Chủ đầu tư vì để giữ uy tín và thương hiệu họ sẽ chọn dùng các đơn vị quản lý uy tín và có tên tuổi, và những người đi đầu này luôn có khó khăn và thuận lợi nhất định.
Ưu thế của đơn vị đi đầu
Trong đó những đơn vị quản lý vận hành đi đầu, khó khăn của họ chính là ngay từ đầu phải làm rõ được với chủ đầu tư về những phần diện tích chung – riêng trong tòa nhà, các mức phí ở khu văn phòng, thương mại, chung cư, hồ bơi, nhà trẻ, tiện ích… nhằm đảm bảo được sự minh bạch chi phí với cư dân trong tòa nhà.
Bên cạnh đó, các dự án khi mới đưa vào khai thác thì tình trạng cơ sở vật chất cùng với hệ thống kỹ thuật còn rất mới, lúc này đơn vị quản lý vận hành đầu tiên khi tiếp quản sẽ được đào tạo chuyển giao công nghệ vận hành từ chính nhà thầu lắp đặt, các hồ sơ hướng dẫn sử dụng cũng rất đầy đủ. Điều này giúp ban quản lý khi tiếp quản đầu tiên sẽ hiểu rõ hơn về hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà bởi có thời gian tiếp cận nhà thầu từ lúc nghiệm thu chạy thử.
Khó khăn của đơn vị đi đầu
Thực tế cũng cho thấy, doanh nghiệp quản lý vận hành đầu tiên của dự án khi tiếp nhận dự án từ giai đoạn ban đầu sẽ giúp ban quản lý có thể đi sâu và chi tiết vào từng hệ thống trong tòa nhà, từ đó có thể khắc phục ngay và xây dựng cộng đồng từ sơ khai. Nhưng kéo theo đó là khối lượng công việc lại khá lớn, liên quan nhiều tới quản lý dự án hơn là quản lý vận hành.
Chưa kể hầu hết những dự án tòa nhà thường quan tâm nhiều hơn tới việc quản lý vận hành khi dự án gần hoàn thiện. Ở thời điểm này, công việc chủ yếu của ban quản lý là tiếp nhận vận hành. Lúc này những sai sót từ thi công thiết kế cho tới hoàn thiện cũng khó tránh khỏi, thậm chí có nhiều chỗ không sửa được nên cả cư dân lẫn ban quản lý tòa nhà, người hưởng thụ dịch vụ sẽ phải chấp nhận tình trạng “sống chung với lũ”. Và muốn khắc phục khuyết điểm này thì đơn vị quản lý buộc phải thay đổi quy trình cũng như phương thức vận hành.
Những cuộc chuyển giao đơn vị quản lý vận hành không thoải mái
Trên thực tế, các chủ đầu tư khi hoàn thiện dự án để tăng chất lượng dự án sẽ chọn đơn vị quản lý vận hành uy tín có thương hiệu, có chất lượng nên tất nhiên mức giá dịch vụ sẽ cao hơn so với các đơn vị quản lý thông thường. Trong đó việc quản lý ở giai đoạn đầu thường có nhược điểm là chưa đi vào nề nếp mà lại có mức phí cao, vì vậy ở giai đoạn này giữa cư dân với chủ đầu tư, ban quản lý vẫn thường xảy ra mâu thuẫn. Thậm chí có nhiều chủ đầu tư bất chấp thực tế mà phải bù lỗ trong giai đoạn này, vì số lượng hộ dân nhận nhà không nhiều dẫn tới thu không bù chi.
Chính những nhược điểm này dẫn tới việc cư dân khi bầu được ban quản trị sẽ bùng phát mâu thuẫn và tiến hành thay thế đơn vị quản lý vận hành. Nhất là một số tòa nhà chung cư khi đi vào vận hành, có ban quản trị mới thì sẽ thay thế ngay đơn vị quản lý vận hành mà ban quản trị trước đã thuê. Và hậu quả của việc “thay ngựa giữa đường” này chính là phát sinh nhiều vấn đề trong cuộc chuyển giao.
Đại diện của nhiều đơn vị quản lý vận hành cũng cho biết, trong trường hợp đơn vị quản lý vận hành trước đó nếu không làm tốt, không có sự kiểm tra và kiểm định kỹ thuật ( điện, nước, bể nước ngầm, vệ sinh hệ thống máy phát, đèn thoát hiểm…) thì việc bàn giao cũng rất khó có thể hoàn thành nhanh chóng. Trong khi đơn vị cũ lại ra đi trong tình trạng không thoải mái nên dễ bàn giao qua loa và hời hợt, tạo thành khó khăn cho những đơn vị tiếp quản sau này.
Chưa kể những đơn vị quản lý vận hành đi trước nếu không thực hiện theo quy định của pháp luật thì những đơn vị quản lý vận hành tiếp quản về sau cũng rất khó có thể thay đổi lại các thói quen không đúng của cư dân trong tòa nhà. Điều này có thể thấy rõ rệt ở nhiều tòa chung cư, cư dân còn làm chuồng cọp, nuôi chó mèo, làm khung rào chắn bảo vệ ban công bên ngoài và chiếm dụng lối đi chung, vi phạm quy định về phòng cháy chữa cháy.
Nghiêm trọng hơn là có những đơn vị quản lý còn mặc cho cư dân lắp cục nóng máy điều hòa ở cầu thang thoát hiểm, đây chính là việc làm sai nghiêm trọng nhưng ban quản lý mới lại không thể gỡ được vì người dân đã quen nếp sống này.
Điều này cũng tạo thành khó khăn không nhỏ cho các đơn vị quản lý vận hành mới, bởi nếu tiếp quản lại từ những tòa nhà đã đi vào hoạt động thì sẽ dễ xuất hiện những bất cập khi cơ sở vật chất, hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà trước đó không có sự bảo dưỡng và bảo trì định kỳ, các thiết bị dễ hư hỏng và xuống cấp làm ảnh hưởng tới hoạt động của cả hệ thống tòa nhà.
Tình trạng này xuất hiện sẽ khiến việc tiếp quản càng thêm khó khăn hơn, vì đơn vị tiếp quản buộc phải rà soát và đánh giá, báo cáo chi tiết từng hệ thống kỹ thuật nhằm đưa ra những quy định bảo trì phù hợp. Rất khó tránh khỏi việc đơn vị quản lý vận hành cũ cũng không bàn giao đủ tài liệu hồ sơ, tạo thành khó khăn cho đơn vị mới khi tiếp quản.
Việc sử dụng quỹ bảo trì vô tội vạ dễ dẫn tới mâu thuẫn khi chuyển giao đơn vị quản lý vận hành
Nhiều tòa nhà chung cư cũng hay bùng phát mâu thuẫn trong quá trình chuyển giao đơn vị quản lý vận hành cũ – mới hoặc chuyển giao giữa ban quản lý của chủ đầu tư với ban quản trị do cư dân bầu ra. Nổi cộm nhất là các hạng mục thiết bị cùng với vấn đề sử dụng quỹ bảo trì.
Ngoài những vấn đề liên quan tới công tác bảo dưỡng, vận hành thiết bị trong tòa nhà thì việc thay đổi đơn vị quản lý vận hành giữa chừng ở không ít chung cư còn bộc lộ ra những mảng tối khi sử dụng quỹ bảo trì vô tội vạ.
Có nhiều tòa nhà xuất hiện tình trạng sử dụng lãng phí quỹ bảo trì chung cư trong giai đoạn đầu, dẫn tới những đơn vị sau nếu muốn đề xuất các phương án thi công, sửa chữa thì cũng không còn chi phí bởi không có nguồn tiền.
Những chi phí như súc rửa hay nạo vét bể ngầm, đầu tư vào trang thiết bị phòng cháy chữa cháy cho tới nâng cấp đường đi và cảnh quan thường được một số đơn vị quản lý vận hành dùng quỹ bảo trì để sử dụng, trong khi thực tế đây lại không phải là những hạng mục cần dùng tới nguồn quỹ bảo trì. Thậm chí có những dự án lắp đặt thêm hệ thống camera an ninh là hạng mục đầu tư thêm phải dùng nguồn tiền khác, nhưng nhiều ban quản trị hay chủ đầu tư lại dùng quỹ bảo trì để chi trả.
Lại có những tòa nhà chung cư dù hoạt động trên 12 tháng nhưng vẫn chưa bầu ra ban quản trị, chủ đầu tư cầm quỹ bảo trì tòa nhà lại tự ý sử dụng quỹ bảo trì, trong khi Luật lại không có sự phân định rõ ràng chủ đầu tư có được dùng quỹ bảo trì trong giai đoạn chưa có ban quản trị hay không. Điều này khiến cư dân gặp nhiều khó khăn trong việc đấu tranh yêu cầu hoàn trả những khoản dã chi ra.
Thực tế cũng có nhiều ban quản trị khi được bầu ra cố tình không hiểu luật, hay họ lách luật để sử dụng sai quỹ bảo trì bằng cách xin ý kiến những thành viên khác trong ban quản trị, xin ý kiến cư dân để dùng quỹ bảo trì lắp camera an ninh, sửa sang sân vườn và cải tạo những thứ khác trong tòa nhà. Nếu bị thắc mắc họ sẽ nói là đã có sự đồng thuận của mọi người. Đây cũng là tình trạng khá phổ biến ở các tòa nhà có quy mô nhỏ.
Vì vậy để ngăn chặn tình trạng này, đơn vị quản lý vận hành cần có giải pháp quản lý toàn bộ tòa nhà bằng công nghệ, số hóa mọi quy trình làm việc và kiểm soát hóa đơn, thu chi trên hệ thống phần mềm. Và phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control chính là sự lựa chọn hàng đầu giúp đơn vị quản lý vận hành không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ, mà còn minh bạch mọi khoản thu chi trong tòa nhà, đảm bảo sự hài lòng cho cư dân và tránh mâu thuẫn có thể xảy ra.
