Quy trình quản lý tòa nhà văn phòng giờ đây đang ngày càng được chú trọng và quan tâm nhiều hơn cả, nhất là khi hàng loạt tòa nhà văn phòng mọc lên dẫn tới nhu cầu cạnh tranh ngày một tăng cao. Vấn đề quản lý tòa nhà văn phòng lại càng cần được quan tâm để dễ dàng thu hút khách thuê tốt nhất.
Nội dung liên quan:
Nâng cao chất lượng dịch vụ quản lý văn phòng cho thuê đang là xu thế tất yếu
Chủ đầu tư làm sao để kinh doanh Co-working space thành công?
Làm thế nào để quản lý chi phí vận hành tòa nhà văn phòng hiệu quả và ổn định?
Tuy nhiên, những công đoạn quản lý tòa nhà văn phòng thường bao gồm rất nhiều công việc khác nhau, đòi hỏi đơn vị vận hành phải có quy trình và giải pháp quản lý bài bản, chuyên nghiệp và số hóa.
Nội dung bài viết
Thế nào là quản lý tòa nhà văn phòng?
Tòa nhà văn phòng là tòa nhà được xây dựng phục vụ riêng cho mục đích cho thuê văn phòng, và dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chính là dịch vụ quản lý vận hành để tòa nhà văn phòng có thể đi vào hoạt động vận hành ổn định và hiệu quả.
Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng ngoài việc đảm bảo các dịch vụ vận hành trong tòa nhà, hệ thống trang thiết bị kỹ thuật trong tòa nhà văn phòng luôn hoạt động hiệu quả thì còn phải quản lý và điều tiết nhân sự phụ trách các công việc vận hành và cung ứng dịch vụ vận hành trong tòa nhà, đảm bảo chi phí vận hành tòa nhà văn phòng thấp nhất nhưng lại mang hiệu quả cao nhất.
Ngoài ra, ban quản lý tòa nhà văn phòng còn cần chịu trách nhiệm hỗ trợ cho khách thuê làm việc tại tòa nhà văn phòng có thể tận dụng dùng được tối đa các tiện ích có trong tòa nhà như vệ sinh, internet, điện, nước,… Đồng thời, ban quản lý còn cần phải có kế hoạch hỗ trợ chăm sóc khách hàng cũng như lên kế hoạch bảo trì bảo dưỡng hệ thống trang thiết bị kỹ thuật trong tòa nhà.
Quy trình quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm những công việc nào?
Quy trình quản lý tòa nhà văn phòng thường bao hàm nhiều hạng mục công việc khác nhau, toàn bộ chuỗi công việc quản lý tòa nhà đều cần phải được thực hiện theo một quy trình bài bản và chuyên nghiệp nhất định. Trong đó các công việc chủ yếu trong quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm:
Quản lý hợp đồng thuê văn phòng
Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng cần phải có giải pháp quản lý hợp đồng thuê mặt bằng, thuê văn phòng chặt chẽ. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp vận hành không chỉ cần soạn thảo và nắm rõ chi tiết các điều khoản trong hợp đồng mà còn quản lý chi phí thuê, công nợ thuê mặt bằng của khách hàng, quản lý lịch thanh toán tiền thuê mặt bằng. Những hạng mục này đều cần phải được lên quy trình quản lý và kiểm soát chặt chẽ.
Vì thế ban quản lý nên dùng giải pháp phần mềm hỗ trợ như Landsoft Building để quản lý và kiểm soát toàn bộ lịch sử ký kết hợp đồng, các hạng mục hợp đồng, lịch thanh toán cũng như lưu trữ hợp đồng thuê an toàn trên hệ thống phần mềm.
Quản lý và chăm sóc khách hàng thuê văn phòng
Trong quy trình quản lý tòa nhà văn phòng, ban quản lý còn cần phải có kế hoạch quản lý cũng như chăm sóc khách hàng thuê văn phòng chi tiết. Điều này có nghĩa là ban quản lý phải nắm rõ được toàn bộ danh sách khách thuê làm việc trong tòa nhà văn phòng, quản lý tất cả các hoạt động phục vụ cũng như chăm sóc khách hàng.
Ban quản lý cần phải hướng dẫn khách hàng sử dụng phòng ốc, mặt bằng cùng các chức năng tiện ích cần dùng trong tòa nhà, đảm bảo mọi quy trình làm việc với khách hàng hiệu quả và tránh khiếu nại tranh chấp. Các quy trình quản lý tài sản, thiết bị và dịch vụ, vệ sinh trong tòa nhà cũng cần được quản lý chặt chẽ để đảm bảo mang lại sự hài lòng cho khách thuê.
Quản lý hệ thống thiết bị kỹ thuật, an ninh trong tòa nhà
Để đảm bảo quy trình quản lý tòa nhà văn phòng luôn vận hành ổn định và an toàn, ban quản lý còn cần phải kiểm soát và theo dõi sát sao quy trình vận hành hệ thống trang thiết bị kỹ thuật cùng với hệ thống an ninh trong tòa nhà. Tức là ban quản lý sẽ phải theo dõi sát sao các công việc liên quan tới tuần tra, bảo vệ, kiểm soát người và xe ra vào trong tòa nhà văn phòng cho tới quản lý công tác phòng cháy chữa cháy của tòa nhà.
Đồng thời, doanh nghiệp quản lý vận hành còn cần hoạch định kế hoạch quản lý bảo trì bảo dưỡng hệ thống trang thiết bị kỹ thuật trong tòa nhà như đèn điện, thang máy, đồ điện tử, đồ nội thất,… và có kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng khi có hư hại.
Ngoài các công việc trên, đơn vị quản lý vận hành tòa nhà còn cần quản lý chặt chẽ quy trình vệ sinh để đảm bảo vệ sinh tòa nhà, quản lý rác thải trong và ngoài tòa nhà nhằm giữ môi trường làm việc trong lành và sạch đẹp.
Điều quan trọng là trong quy trình quản lý tòa nhà văn phòng, đơn vị quản lý vận hành cần phải có phương án quản lý sát sao các dịch vụ cũng hệ thống kỹ thuật vận hành tòa nhà tốt nhất. Vì thế nên hầu hết các doanh nghiệp quản lý vận hành hiện nay đều dùng tới phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng Landsoft Building để quản lý toàn diện hệ thống vận hành tòa nhà theo quy trình bài bản, chuyên nghiệp, khép kín và toàn diện nhất.
Phần mềm Landsoft Building là giải pháp hỗ trợ đắc lực giúp ban quản lý kiểm soát chặt chẽ hệ thống cơ điện, phòng cháy chữa cháy cũng như hệ thống bảo vệ an ninh trong tòa nhà tối ưu nhất.
