Vận hành tòa nhà là công việc quan trọng ban quản lý cần kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo các tòa nhà hoạt động ổn định và an toàn. Công việc quản lý vận hành tòa nhà có rất nhiều đầu việc phức tạp, cần có sự tham dự của nhiều bộ phận có kiến thức chuyên môn vững vàng, năng lực cao.
Tin tức liên quan:
Thông tư 02 về quản lý vận hành tòa nhà chung cư và Những điều bạn cần biết
Đi tìm giải pháp quản trị rủi ro hiệu quả trong quản lý vận hành tòa nhà
Làm sao để dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà “ghi điểm” trước cư dân?
Vậy vận hành tòa nhà là gì? Quy trình vận hành tòa nhà có những bước nào? Cùng Landsoft tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Nội dung bài viết
Thế nào là vận hành tòa nhà?
Vận hành tòa nhà là tổng hợp các công việc quản lý toàn bộ các hoạt động trong tòa nhà từ hành chính, an ninh, quản lý tài chính cho tới đảm bảo các hệ thống kỹ thuật tòa nhà như hệ thống điện, nước, điều hòa, PCCC đều có thể vận hành trơn tru và an toàn.
Các tòa nhà chung cư, nhất là với những dự án tòa nhà lớn càng cần chú trọng vào công tác quản lý vận hành tòa nhà, bởi mục đích chính của vận hành tòa nhà chính là bảo vệ và duy trì sự an toàn cho cư dân cùng khách hàng trong tòa nhà. Đồng thời, khi công tác vận hành tòa nhà được thực hiện tốt còn góp phần nâng cao giá trị tòa nhà.
Công tác vận hành tòa nhà có thể kể đến như:
+ Đảm bảo an toàn cho tòa nhà
Tòa nhà cần có hệ thống an ninh, bảo vệ chuyên nghiệp để kiểm soát chặt chẽ an ninh tòa nhà, bảo vệ tài sản cũng như quản lý hàng hóa và khách ra vào trong tòa nhà, xử lý nhanh chóng các sự cố về an ninh,… Công tác chính của dịch vụ an ninh là phải bảo vệ an toàn cho cư dân cùng khách hàng trong tòa nhà.
+ Phòng ngừa sự cố
Trong quá trình vận hành tòa nhà rất khó tránh khỏi những sự cố như sự cố kỹ thuật như sự cố về thang máy hay thiết bị máy móc khác, lúc này tòa nhà cần có một bộ phận thường xuyên kiểm tra các thiết bị kỹ thuật trong tòa nhà để giảm thiểu sự cố rủi ro có thể xảy ra, bảo vệ tài sản cùng tính mạng cư dân cùng khách hàng. Ban quản lý tòa nhà cần thường xuyên kiểm tra và xử lý, khắc phục các sự cố nhanh chóng để ngăn chặn nguy cơ xuất hiện sự cố ngoài ý muốn.
+ Nâng cao giá trị tòa nhà
Quản lý vận hành tòa nhà tốt chính là giải pháp ưu việt giúp tòa nhà nâng cao giá trị, bởi phần lớn cư dân hay khách hàng đều chú trọng tới môi trường sống an toàn và hiện đại. Việc chú trọng vào các công tác quản lý vận hành tòa nhà không chỉ đảm bảo hệ thống kỹ thuật an toàn, mà còn giúp tòa nhà duy trì cảnh quan, xây dựng không gian sinh hoạt chung tốt đẹp. Đây chính là tiêu chí quan trọng để nâng cao giá trị cho tòa nhà.
Quy trình quản lý vận hành tòa nhà gồm những gì?
Toàn bộ quy trình quản lý vận hành tòa nhà bao gồm an ninh, vệ sinh cho tới quản lý vận hành kỹ thuật, quản lý dịch vụ tòa nhà,… đều cần giám sát và thực hiện theo từng bước.
Quản lý an ninh tòa nhà
Quy trình quản lý an ninh tòa nhà có rất nhiều hạng mục cần được giám sát và quan tâm, bao gồm giám sát an ninh trong và ngoài tòa nhà, trông giữ xe, kiểm soát hàng hóa và tài sản, theo dõi camera an ninh,… Bộ phận bảo vệ cần phải thường xuyên theo dõi an ninh khu vực để lên kế hoạch bảo vệ tòa nhà cụ thể, giám sát chặt chẽ.
Trong đó ban quản lý cần:
+ Đánh giá chính xác tình trạng an ninh tòa nhà
+ Đưa ra phương án bảo vệ và bố trí nhân viên
+ Lên kế hoạch công việc cụ thể cho bộ phận bảo vệ
+ Xây dựng thương án dự phòng khi có sự cố xuất hiện.
Quản lý vệ sinh tòa nhà
Khi quản lý vận hành tòa nhà, ban quản lý cũng cần đảm bảo vệ sinh tòa nhà hàng ngày hoặc định kỳ. Trong đó công việc quản lý vệ sinh tòa nhà cần thực hiện các bước:
+ Khảo sát thực tế nhu cầu vệ sinh tòa nhà, diện tích bề mặt cần vệ sinh
+ Đánh giá cụ thể tình hình vệ sinh tòa nhà trong thực tế, lên kế hoạch vệ sinh theo từng hạng mục
+ Thực hiện công tác vệ sinh từng hạng mục rtong tòa nhà
+ Xây dựng phương án hỗ trợ vệ sinh để đảm bảo hiệu suất công việc
+ Quản lý nghiêm ngặt theo đúng quy trình vệ sinh tòa nhà
Giám sát vận hành kỹ thuật tòa nhà
Quản lý kỹ thuật vận hành là hạng mục công việc quan trọng ban quản lý cần chú trọng. Trong đó công tác quản lý, sửa chữa, bảo trì trang thiết bị kỹ thuật và hệ thống PCCC, thông tin liên lạc đều cần được thực hiện theo đúng quy trình bài bản:
+ Ban quản lý cần khảo sát toàn bộ hệ thống trang thiết bị tòa nhà, đảm bảo tòa nhà vận hành ổn định
+ Đánh giá thực trạng trang thiết bị và hệ thống kỹ thuật tòa nhà, khắc phục sự cố xảy ra
+ Xây dựng kế hoạch vận hành trang thiết bị tòa nhà cụ thể, đảm bảo an toàn cho tòa nhà
+ Lên phương án giải quyết khi có sự cố.
Quản lý tài chính – hành chính tòa nhà
Khi vận hành tòa nhà, quản lý các hoạt động tài chính và hành chính trong tòa nhà cũng là công việc cần được ban quản lý bám sát chặt chẽ. Mọi hoạt động hành chính, tài chính đều cần hợp lý và minh bạch. Quy trình quản lý tài chính và hành chính tòa nhà có các bước gồm:
+ Xây dựng quy trình tiếp nhận, chuyển nhận hành chính và triển khai quy trình thu tài chính chặt chẽ
+ Xây dựng quy trình thu tài chính, chi quỹ tiền mặt minh bạch và tiếp nhận, phản hồi ý kiến khách hàng
+ Xây dựng quy trình báo cáo kế hoạch thu chi tài chính, báo cáo tổng kết hành chính định kỳ theo tháng, quý
+ Có kế hoạch phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận nhằm đảm bảo công tác quản lý tài chính, hành chính.
Quy trình quản lý cư dân và khách hàng
Tại các tòa nhà cao tầng lớn, trung tâm thương mại hay khu phức hợp thường có số lượng cư dân cùng khách hàng ra – vào tòa nhà đông đảo. Điều này đòi hỏi ban quản lý tòa nhà phải có quy trình quản lý cư dân cùng khách hàng phù hợp để có thể quản lý toàn diện dân cư trong tòa nhà.
Bên cạnh đó, quy trình quản lý cư dân cùng khách hàng còn cần có sự khéo léo nhằm đảm bảo mang lại sự hài lòng lớn nhất cho cư dân cùng khách hàng trong tòa nhà. Trong đó quy trình quản lý cư dân cùng khách hàng có:
+ Quản lý danh sách cư dân cùng khách hàng trong tòa nhà
+ Tiếp nhận yêu cầu và xử lý yêu cầu cư dân cùng khách hàng
+ Quản lý dân cư ra – vào tòa nhà mỗi ngày chặt chẽ
+ Phối hợp bộ phận an ninh nhằm đảm bảo an ninh, trật tự trong tòa nhà
Quản lý nhân sự và nhà thầu
Ban quản lý vận hành tòa nhà cần có giải pháp quản lý nhân sự cũng như danh sách các nhà thầu làm dịch vụt ại tòa nhà, điều này sẽ đảm bảo quy trình dịch vụ tòa nhà được vận hành chất lượng và chuyên nghiệp cao, đội ngũ nhân sự cũng được đào tạo bài bản chuyên nghiệp.
+ Có kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân sự theo từng vị trí công việc tại tòa nhà
+ Quản lý và phối hợp nhân lực cho từng bộ phận, có kế hoạch phối hợp giữa các phòng ban nhằm tăng hiệu quả công việc
+ Quản lý danh sách nhà thầu, lên kế hoạch phát triển nhà thầu
+ Xây dựng kế hoạch mời thầu và quản lý các nhà thầu chi tiết
+ Quản lý chi phí thuê nhà thầu
Ngoài những công việc trên, ban quản lý còn cần có hệ thống báo cáo thống kê chặt chẽ, toàn diện theo từng mốc thời gian để đánh giá kết quả quản lý vận hành tòa nhà. Sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control chính là giải pháp quản lý toàn diện giúp ban quản lý xây dựng kế hoạch và thực thi công tác vận hành tòa nhà tối ưu nhất. Trong đó, tính khoa học, chuyên nghiệp trong hoạt động vận hành, sự đồng bộ giữa các bộ phận trong ban quản lý là điều quan trọng góp phần quyết định tới hiệu quả của công tác nói trên.
